Laporan dari beberapa cabang sering datang dalam file Excel terpisah. Menyalin semuanya ke satu lembar rekap terasa sederhana, tetapi bisa menyita waktu ketika jumlah file bertambah. Menggabungkan file Excel dengan Python dapat menjadi pilihan untuk pekerjaan yang polanya berulang.
Misalnya, staf administrasi menerima laporan penjualan mingguan dari lima cabang. Dengan aturan yang jelas, program dapat membaca file tersebut, menyatukan tabel, dan menyimpan rekap untuk diperiksa.
Mengapa Python Cocok untuk Otomatisasi
Python adalah bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk mengolah data dan menjalankan urutan pekerjaan. Pengguna menuliskan instruksi agar proses yang sama dapat dijalankan kembali ketika laporan baru tersedia.
Otomatisasi tetap membutuhkan persiapan. Jika satu file menggunakan kolom “Jumlah” dan file lain memakai “Qty”, program harus diberi aturan untuk menyamakannya. Python tidak otomatis memahami maksud seluruh laporan.
Mengenal pandas dan openpyxl
Dua pustaka yang sering digunakan dalam pekerjaan ini adalah:
- pandas: membantu membaca, mengolah, dan menggabungkan data berbentuk tabel melalui struktur bernama DataFrame.
- openpyxl: membantu membaca dan menulis berkas Excel berformat tertentu, terutama .xlsx, serta dapat menjadi mesin pembaca atau penulis untuk pandas.
Dalam dokumentasi pandas, fungsi read_excel digunakan untuk membaca data Excel. Untuk menyatukan tabel, tersedia fungsi concat.
Persiapan File Sebelum Digabungkan
Gunakan salinan data untuk latihan. Buat satu folder khusus file sumber dan simpan hasil rekap di lokasi berbeda agar tidak ikut terbaca saat proses diulang.
- Samakan nama dan urutan kolom utama, misalnya Tanggal, Cabang, Produk, Jumlah, dan Nilai.
- Pastikan posisi judul tabel dan nama sheet diketahui.
- Pisahkan catatan atau subtotal dari baris transaksi.
- Tentukan format tanggal dan angka yang digunakan.
- Tetapkan kode transaksi untuk membantu pemeriksaan duplikasi.
Alur Menggabungkan File Excel
- Temukan file sumber: program mencari berkas yang sesuai, misalnya seluruh file .xlsx dalam folder laporan.
- Baca tabel: tentukan sheet dan baris judul yang benar pada setiap file.
- Rapikan data: seragamkan nama kolom, tipe tanggal, serta angka sesuai aturan laporan.
- Tambahkan asal data: simpan nama file atau cabang agar setiap baris dapat ditelusuri.
- Gabungkan tabel: susun baris dari masing-masing sumber menggunakan concat setelah strukturnya diperiksa.
- Simpan rekap: tulis hasil ke file Excel baru menggunakan to_excel, lalu buka untuk pemeriksaan.
Mulailah dari dua file kecil. Setelah hasilnya sesuai, tambah jumlah file secara bertahap. Cara ini memudahkan pencarian penyebab ketika ada data yang tidak terbaca dengan benar.
Memeriksa Hasil Otomatisasi
Bandingkan jumlah baris dan total nilai sebelum serta sesudah penggabungan. Tinjau data kosong, angka yang terbaca sebagai teks, serta transaksi yang tercatat dua kali. Jangan langsung menghapus baris identik karena transaksi berbeda dapat memiliki nilai yang sama.
Jika laporan memuat rumus, makro, atau format khusus, periksa kebutuhannya secara terpisah. Menyatukan data tabel tidak berarti seluruh fitur workbook sumber ikut dipertahankan.
Belajar Python Programming Lebih Lanjut Bersama Wahana Training
Python membantu mengulang proses rekap secara konsisten ketika struktur data dan aturan pengolahannya jelas. Ketelitian membaca sumber dan memeriksa hasil tetap menjadi bagian penting dari otomatisasi.
Ingin mulai mengotomatiskan pekerjaan administrasi? Ikuti kursus Python Programming Fundamental di Wahana Training untuk membangun dasar logika dan pemrograman. Setelah itu, kembangkan kemampuan pengolahan data melalui program Python Data Analyst sesuai kebutuhan pekerjaan Anda.